CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Prestations d’assistance administrative indépendante, de gestion de la paie et de soutien aux ressources humaines

Version du : 15 octobre 2026
Oméa AssitPro : MAS Océane, micro-entrepreneure, SIRET : 89418288000027, domiciliée au 43 Boulevard du Jeu de Paume 34000 MONTPELLIER, e-mail : omeapro@outlook.fr, téléphone : 06 89 48 16 08.
Assurance responsabilité civile professionnelle souscrite auprès de Hiscox, par l’intermédiaire d’Orus.

Assureur : Hiscox SA – Hiscox France, 38 avenue de l’Opéra, 75002 Paris. Contact indiqué sur l’attestation : 12 quai des Queyries – CS 41177 – 33072 Bordeaux ; téléphone : 01 53 21 82 82.

Gestionnaire : ORUS FRANCE SAS, 14 avenue du Général de Gaulle, 94160 Saint-Mandé ; hello@orus.eu ; 01 89 71 72 86.

Police RC Pro : RCPH278670736.

Les garanties s’appliquent selon les conditions, limites, exclusions et conditions de prise d’effet du contrat. L’attestation indique pour la juridiction et la loi applicables : monde entier hors USA / Canada. Attestation disponible sur demande.
Ci-après « Oméa AssitPro ».

Client : toute personne physique ou morale agissant dans le cadre de son activité professionnelle qui commande une prestation, ci-après « le Client ». Les prestations sont exclusivement destinées aux clients professionnels. Aucune prestation à destination des particuliers n’est proposée.

Article 1 — Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») encadrent les prestations d’assistance administrative indépendante, de gestion documentaire, de gestion de la paie et de soutien à la gestion des ressources humaines réalisées par Oméa AssitPro.

Elles s’appliquent à toute commande, sauf conditions particulières écrites expressément acceptées par les deux parties. Le devis signé, le bon de commande, la lettre de mission et ses annexes prévalent sur les CGV en cas de contradiction.

La signature d’un devis, la confirmation écrite d’une commande ou le commencement d’exécution après acceptation vaut acceptation sans réserve des CGV.

Article 2 — Nature et limites des prestations

Oméa AssitPro exerce en qualité d’assistante administrative indépendante. Elle propose des prestations d’assistance administrative classique et spécialisée, de gestion documentaire, de gestion de la paie et de soutien à la gestion des ressources humaines, dans les limites définies au devis ou à la lettre de mission. Sauf mention écrite contraire, ses prestations peuvent comprendre :

• Secrétariat et gestion administrative ;

• Classement, numérisation et suivi documentaire ;

• Rédaction et mise en forme de documents sur instructions du Client ;

• Préparation, saisie et contrôle de cohérence des éléments variables de paie ;

• Préparation administrative des bulletins de paie, déclarations et documents sociaux à partir des données et instructions du Client ;

• Transmission technique de déclarations ou documents, uniquement si le Client a donné les habilitations, mandats et validations nécessaires.

Oméa AssitPro n’est ni employeur, ni mandataire social, ni expert-comptable, ni avocat, ni conseil juridique. Elle ne réalise pas de mission d’expertise comptable réglementée, de tenue ou d’arrêté de comptabilité, de contrôle légal, d’audit, de représentation du Client devant une administration ou une juridiction, ni de consultation juridique individualisée, sauf habilitation légale et stipulation écrite contraire.

Oméa AssitPro ne décide jamais à la place du Client, notamment concernant les embauches, ruptures, classifications, conventions collectives, taux, primes, absences, avantages en nature, accords collectifs, régularisations ou contentieux. Toute recommandation éventuelle est une information administrative générale ; le Client conserve la charge de faire valider les questions comptables, fiscales, sociales ou juridiques par son expert-comptable, avocat, organisme compétent ou conseil habituel.

Article 3 — Devis, commande et modifications

Toute prestation fait l’objet d’un devis ou d’une lettre de mission précisant au minimum : le périmètre, les livrables, les échéances, le prix, les frais éventuels et les responsabilités de chaque partie.

Toute demande de prestation hors périmètre contractuel, urgente, rétroactive, exceptionnelle, incomplète ou nécessitant des recherches, corrections ou échanges supplémentaires pourra faire l'objet d'un devis complémentaire.

Les prestations supplémentaires seront facturées conformément aux tarifs prévus dans le devis, la lettre de mission ou toute annexe tarifaire acceptée par le Client.

À défaut de tarif préalablement convenu, un devis spécifique sera soumis à l'acceptation du Client avant toute intervention supplémentaire.

Aucune prestation complémentaire ne sera facturée sans information préalable du Client et acceptation des conditions financières correspondantes.

Aucune modification de périmètre ne s’impose à Oméa AssitPro sans accord écrit. Oméa AssitPro peut refuser ou reporter toute demande incompatible avec ses disponibilités, ses compétences, la réglementation, la sécurité des données ou les délais nécessaires à une exécution sérieuse.

Article 4 — Obligations du Client, particulièrement pour la paie

Le Client demeure seul responsable, en qualité d’employeur, de ses obligations légales, conventionnelles, déclaratives, sociales, fiscales et salariales. Il garantit notamment :

• L’exactitude, l’exhaustivité, la licéité et la transmission dans les délais des données fournies ;

• Le choix et l’application de la convention collective, de la classification, des contrats de travail, des taux, des horaires, des absences, congés, arrêts, primes, avantages, saisies, mutuelle, prévoyance et toute information ayant une incidence sur la paie ;

• La validité des décisions, autorisations et signatures internes ;

• Le paiement des salaires, cotisations, impôts, pénalités et sommes dues aux organismes ou salariés ;

• La conservation de ses pièces et le respect de ses obligations d’archivage ;

• La désignation d’un interlocuteur habilité à valider les éléments et documents.

Le Client s'engage à transmettre l'intégralité des éléments variables de paie et des pièces justificatives nécessaires au plus tard le 18ème jour de chaque mois avant 11 h 00, par le canal sécurisé convenu entre les Parties, sauf calendrier particulier expressément accepté par écrit.

Toute information reçue après cette échéance pourra entraîner un report de traitement, une régularisation, l'établissement de documents complémentaires ou une facturation additionnelle conformément aux conditions contractuelles applicables.

Le Client s'engage à vérifier les projets de bulletins de paie, déclarations et documents transmis par Oméa AssitPro et à communiquer sa validation écrite ou ses réserves détaillées dans un délai de 48 heures suivant leur transmission, sous réserve d'un délai différent expressément convenu ou imposé par les échéances applicables.

En l'absence de validation dans le délai convenu, Oméa AssitPro pourra suspendre la finalisation ou la transmission des documents concernés, après avoir alerté le Client des conséquences prévisibles de ce retard.

Le silence du Client ne vaut pas validation tacite des documents transmis.

Oméa AssitPro ne pourra être tenue responsable des conséquences directement imputables à une transmission tardive, incomplète ou erronée des informations ou à une absence de validation du Client, sous réserve de l'absence de faute personnelle dans l'exécution de ses propres obligations.

Le Client demeure responsable des décisions relevant de sa qualité d'employeur, tandis qu'Oméa AssitPro demeure responsable de la bonne exécution des prestations qui lui sont contractuellement confiées.

Article 5 — Déclarations sociales et outils du Client

Toute transmission de DSN, déclaration sociale ou téléprocédure est effectuée au nom, pour le compte et sous la responsabilité du Client, dans la limite de ses autorisations écrites et des accès attribués à Oméa AssitPro.

Le Client reste seul responsable de ses comptes auprès des organismes, de ses habilitations, de ses mandats, de ses coordonnées bancaires, de ses obligations de contrôle, des accusés de réception et du règlement des sommes déclarées.

Le Client ne transmet pas ses mots de passe personnels. Il met en place des accès individuels, traçables et révocables, limités aux besoins de la mission. Oméa AssitPro peut exiger toute autorisation utile avant intervention et suspendre la mission si les accès, informations ou validations sont insuffisants.

Lorsque la mission confiée comprend la préparation ou la transmission des déclarations sociales, notamment la Déclaration Sociale Nominative (DSN), Oméa AssitPro s'engage à effectuer les opérations relevant de sa mission dans le respect des échéances applicables, sous réserve de la réception des informations, documents, habilitations et validations nécessaires dans les délais convenus.

En cas de transmission tardive ou incomplète des éléments nécessaires, Oméa AssitPro informera le Client, dans la mesure du possible, des conséquences prévisibles sur le respect des échéances.

Les pénalités, majorations ou sanctions directement imputables à un manquement du Client à ses obligations de transmission, de validation ou de règlement demeurent à la charge de ce dernier, sous réserve de l'absence de faute imputable à Oméa AssitPro.

Oméa AssitPro demeure responsable de la bonne exécution des opérations qui lui sont contractuellement confiées, dans les limites prévues par le présent contrat et par la réglementation applicable.

Article 6 — Déplacements et intervention dans les locaux du Client

Les prestations sont réalisées à distance, sauf accord écrit pour une intervention sur site. Les jours, horaires, lieu, durée, objet de l’intervention et frais sont définis au devis ou confirmés par écrit.

Le Client garantit un environnement de travail sûr, conforme, calme, adapté et permettant la confidentialité : poste de travail disponible, connexion sécurisée, accès aux outils nécessaires, absence d’accès non autorisé aux dossiers, respect des règles de sécurité du site et information préalable sur tout risque particulier.

Oméa AssitPro demeure indépendante dans l’organisation de son travail. Une intervention dans les locaux du Client ne crée aucun lien de subordination, aucune exclusivité, aucun transfert d’employeur ni aucune intégration aux effectifs du Client.

Toute prestation sur site sera majorée de frais de déplacement selon barème kilométrique en vigueur et d’éventuels frais de stationnement.

Les déplacements sont facturés selon le devis, ainsi que les frais justifiés préalablement acceptés. En cas d’annulation par le Client moins de 48 heures ouvrées avant le rendez-vous, le temps réservé peut être facturé à hauteur de 50 %, sauf force majeure.

Oméa AssitPro peut interrompre ou refuser une intervention si les conditions de sécurité, de confidentialité, de respect ou d’accès convenues ne sont pas réunies, sans que cela constitue une faute.

Article 7 — Prix, facturation et paiement

Les prix peuvent être calculés à l’unité, à l’heure ou au forfait. Ils sont exprimés en euros. Pour une micro-entreprise non assujettie à la TVA : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Oméa AssitPro établit une facture à chaque fin d’intervention ponctuelle, ou mensuellement pour les interventions nécessitant plusieurs mois de travail ainsi que pour les interventions permanentes.

Sauf mention contraire sur le devis préalablement établi, le règlement des prestations s’effectue au comptant, à réception de chaque facture par virement bancaire (RIB fourni avec la facture) ou par carte bancaire.

Aucun escompte n’est applicable en cas de paiement anticipé.

Les abonnements et forfaits mensuels comprennent exclusivement les prestations, volumes, salariés, opérations et périodes expressément prévus dans le devis ou la lettre de mission.

Les prestations effectivement réalisées demeurent dues conformément aux conditions financières convenues.

En cas de suspension temporaire des prestations liée à une indisponibilité d'Oméa AssitPro, les prestations non réalisées ne donneront pas lieu à facturation.

Lorsque les prestations sont facturées au forfait mensuel, un ajustement des honoraires sera convenu entre les Parties en tenant compte de la durée de suspension et des prestations effectivement réalisées.

En cas de remplacement temporaire par une autre professionnelle indépendante contractant directement avec le Client, cette dernière assure sa propre facturation, sans intervention financière d'Oméa AssitPro.

Pour les Clients professionnels, tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans rappel préalable, des pénalités calculées au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire sur justification.

En cas de retard, d’incident de paiement ou de non-paiement d’un acompte, Oméa AssitPro peut suspendre immédiatement les prestations et les échéances en cours, après information du Client. Cette suspension ne la rend pas responsable des retards, déclarations non réalisées, majorations ou conséquences qui en résultent.

Les services aux entreprises sont négociés de gré à gré et leur tarif final pourra varier en fonction des exigences particulières que requièrent les prestations, soit en faveur du Client, soit en faveur d’Oméa AssitPro. Ainsi, les tarifs indiqués sur les supports de communication d’Oméa AssitPro sont donnés à titre indicatif et ne remplacent nullement un devis personnalisé en bonne et due forme.

Les tarifs seront majorés des éventuels frais d’affranchissement, d’impression, de fourniture particulière et/ou de livraison applicables au jour de la commande. Pour toute commande d’une prestation d’envoi en nombre, une provision correspondant aux frais d’affranchissement au tarif en vigueur sera demandée.

De manière générale, les tarifs sont révisables au 1er janvier de chaque année. Toutefois, Oméa AssitPro s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment, étant entendu que les travaux en cours seront facturés aux prix indiqués lors de l’enregistrement de la commande, validée par la signature du devis et des présentes CGV.

Article 8 — Confidentialité

Chaque partie s’engage à protéger les informations confidentielles obtenues dans le cadre de la mission et à ne les utiliser que pour son exécution. Cette obligation subsiste pendant cinq ans après la fin de la relation, sans préjudice des obligations légales plus longues.

Ne sont pas confidentielles les informations devenues publiques sans faute de la partie qui les reçoit, déjà connues licitement, obtenues légitimement d’un tiers ou dont la communication est exigée par la loi ou une autorité compétente.

Article 9 — Données personnelles et annexe RGPD

Dans le cadre des prestations de paie, le Client agit en principe comme responsable du traitement et Oméa AssitPro comme sous-traitante. Une annexe de traitement des données conforme à l’article 28 du RGPD est obligatoirement signée avant toute transmission de données de salariés.

Cette annexe précise notamment : les catégories de données et personnes concernées, finalités, durée, instructions documentées du Client, mesures de sécurité, confidentialité, recours à des sous-traitants ultérieurs, assistance, notification des violations, sort des données et modalités d’audit.

Oméa AssitPro traite les données uniquement sur instructions écrites documentées du Client, sauf obligation légale. Elle informe le Client, dans les meilleurs délais, de tout incident de sécurité ou demande d’une autorité dont elle a connaissance et qui concerne les données traitées, dans les limites légales.

Le Client demeure responsable de la licéité des données transmises, de l’information des salariés, de ses registres, des bases légales, de l’exercice des droits et, le cas échéant, de ses obligations de notification à la CNIL et aux personnes concernées.

À la fin de la mission, les données sont restituées ou supprimées selon les instructions écrites du Client et les obligations légales de conservation applicables.

En cas d'indisponibilité temporaire d'Oméa AssitPro, une mise en relation du Client avec une autre professionnelle indépendante pourra être proposée afin de favoriser la continuité des prestations.

Cette professionnelle interviendra exclusivement dans le cadre d'une relation contractuelle directe avec le Client, sans constituer une sous-traitante ultérieure d'Oméa AssitPro au titre de cette intervention.

Toute transmission de données personnelles ou de documents confidentiels à cette professionnelle devra être préalablement autorisée par le Client et respecter les obligations légales et contractuelles applicables, notamment celles prévues par le RGPD.

Lorsque la professionnelle remplaçante traite des données personnelles pour le compte du Client, ce dernier devra conclure avec elle les engagements contractuels appropriés avant tout accès aux données concernées.

Article 10 — Responsabilité

Oméa AssitPro est tenue à une obligation de moyens et s'engage à exécuter les prestations confiées avec diligence et professionnalisme, dans les limites du périmètre contractuellement défini, des informations communiquées, des délais disponibles et des moyens mis à sa disposition.

Oméa AssitPro ne pourra être tenue responsable des conséquences directement imputables :

• Aux informations, documents ou justificatifs inexacts, incomplets, tardifs ou non transmis par le Client ;

• À une validation tardive ou à une absence de validation du Client ;

• Aux choix et décisions relevant de la responsabilité du Client en sa qualité d'employeur ;

• Aux défaillances de logiciels, portails, réseaux ou services tiers indépendantes de son fait, sous réserve des diligences qui lui incombent ;

• Aux accès non autorisés imputables au Client ou à ses utilisateurs ;

• À un événement présentant les caractéristiques légales de la force majeure.

Ces exclusions ne s'appliquent que dans la mesure où les conséquences concernées ne résultent pas d'une faute personnellement imputable à Oméa AssitPro.

Oméa AssitPro demeure responsable des erreurs et manquements qui lui seraient imputables dans l'exécution des prestations contractuellement confiées.

Sauf faute lourde, dol, préjudice corporel ou disposition légale impérative contraire, la responsabilité totale d’Oméa AssitPro, tous préjudices confondus, est plafonnée au montant HT effectivement encaissé au titre de la prestation à l’origine du dommage au cours des douze derniers mois, ou, pour une mission ponctuelle, au montant HT de cette mission.

Oméa AssitPro ne répond pas des préjudices indirects, tels que perte d’exploitation, perte de chance, perte de données non sauvegardées, atteinte à l’image ou manque à gagner, dans les limites autorisées par la loi.

Oméa AssitPro ne saurait être tenue responsable d’une quelconque utilisation frauduleuse.

Toute réclamation doit être formulée par écrit, accompagnée des éléments utiles, dans les 15 jours ouvrés de la découverte du fait invoqué et, au plus tard, dans les 12 mois de la fin de la mission, sous réserve des délais légaux impératifs.

Article 11 — Durée, résiliation et continuité de la paie

La mission est conclue pour la durée indiquée au devis. Lorsqu’elle est à durée indéterminée, chaque partie peut y mettre fin par lettre recommandée ou courriel avec accusé de réception, sous réserve d’un préavis de 30 jours calendaires.

En cas de manquement grave, notamment défaut de paiement, informations insuffisantes, demande illicite, atteinte à la sécurité ou à la confidentialité, Oméa AssitPro peut suspendre immédiatement la mission puis la résilier après mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours calendaires, lorsque la régularisation est possible.

À la fin de la mission, le Client organise sans délai la reprise de la paie par lui-même ou le professionnel de son choix. Oméa AssitPro ne garantit aucune continuité au-delà de la date de fin, sauf accord écrit et rémunéré. La remise des fichiers et documents est effectuée après règlement intégral des sommes exigibles, sans préjudice des règles impératives applicables.

La suspension temporaire des prestations liée à une absence ou à une indisponibilité d'Oméa AssitPro, dans les conditions prévues à l'article 12 des présentes CGV, n'entraîne pas automatiquement la résiliation de la relation contractuelle.

Cette suspension ne fait toutefois pas obstacle à l'exercice, par chacune des Parties, des droits de résiliation prévus au présent article et dans la lettre de mission.

Lorsque le contrat demeure en vigueur, les modalités de reprise des prestations sont organisées conformément à l'article 12 des présentes CGV et à la lettre de mission.

Article 12 — Absences, indisponibilité et continuité des prestations

En cas d'absence ou d'indisponibilité temporaire, notamment pour maladie, accident, congé maternité, congés personnels ou toute autre circonstance nécessitant une interruption temporaire de son activité, Oméa AssitPro s'engage à informer le Client dans les meilleurs délais, dans la mesure du possible.

En cas d'absence prévisible, Oméa AssitPro s'efforcera d'anticiper cette période avec le Client afin de permettre une éventuelle réorganisation des prestations.

Afin de favoriser la continuité des services, Oméa AssitPro pourra proposer au Client les coordonnées d'une autre assistante administrative indépendante disposant des compétences nécessaires.

Le Client demeure libre d'accepter ou de refuser cette proposition.

La professionnelle remplaçante interviendra dans le cadre d'une relation contractuelle directe avec le Client, sous sa propre responsabilité et selon ses propres conditions financières. Elle assurera directement la facturation de ses prestations.

Oméa AssitPro ne sera pas partie au contrat conclu entre le Client et la professionnelle remplaçante et ne répondra pas de l'exécution des prestations réalisées par celle-ci, sauf faute personnellement imputable à Oméa AssitPro.

Les prestations non réalisées par Oméa AssitPro pendant la période de suspension ne seront pas facturées, conformément aux modalités prévues à l'article 7 des présentes CGV et à la lettre de mission.

Lorsque la lettre de mission initiale demeure en vigueur, les prestations temporairement suspendues ont vocation à reprendre prioritairement avec Oméa AssitPro à l'issue de son indisponibilité, sous réserve des dispositions contractuelles relatives à la résiliation.

Toute transmission de données personnelles à la professionnelle remplaçante devra être préalablement autorisée par le Client et réalisée dans le respect des obligations de confidentialité et du RGPD.

Les modalités détaillées de suspension, de remplacement et de reprise sont définies dans la lettre de mission.

Article 13 — Force majeure

Aucune partie ne sera responsable d’un manquement causé par un événement imprévisible, irrésistible et extérieur au sens du droit français, notamment catastrophe, panne générale, cyberattaque, grève externe, interruption des télécommunications, indisponibilité d’un téléservice public ou décision d’une autorité. Les obligations affectées sont suspendues pendant la durée de l’événement.

Article 14 — Références commerciales

Sauf refus écrit du Client, Oméa AssitPro peut citer sa dénomination et son logo comme référence commerciale, sans divulguer d’information confidentielle ni donnée personnelle. Le Client peut retirer cette autorisation à tout moment pour l’avenir.

Article 15 — Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit français.

Pour les Clients professionnels, tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort de Montpellier y compris en cas de référé, pluralité de défendeurs ou appel en garantie, sous réserve des règles impératives applicables.

Les présentes CGV s’appliquent sous réserve des règles impératives, notamment celles prévues par le Code de la consommation pour certains contrats conclus hors établissement avec des professionnels remplissant les conditions légales.